Sähköpostiohjesäännön laatiminen on työnantajalle käytännössä pakollista, mikäli työnantaja saattaa jossain erityistilanteessa tarvita tietoa työntekijän työsähköpostista. Kuvitellaan esimerkiksi tilanne, jossa työnantajan liiketoiminnalle tärkeä tarjouspyyntö on lähetetty työntekijän sähköpostiin, mutta työntekijä on matkoilla verkkoyhteyksien kantamattomissa.

Lähtökohta on, että edes tässä tilanteessa työnantaja ei saa hakea tietoa työntekijän sähköpostista. Niin uskomatonta kuin se onkin, työnantajan vaihtoehdot ovat seuraavat:

• Tarjouspyyntö jää työntekijän sähköpostiin mottiin ja mahdollinen myynti saamatta.
• Työnantaja ottaa riskin sakkorangaistuksesta, mikäli hän selvittää tarjouspyynnön lähettäjän tai avaa viestin.

Sähköpostiohjesäännön laatiminen on yksinkertainen keino lieventää tätä asetelmaa.

Miten niin tiedonhaku on laitonta?

Työntekijän sähköpostit kuuluvat työntekijälle, vaikka sähköpostiosoite olisi työnantajan (muotoa etunimi.sukunimi@työnantaja.fi). Sähköpostit lukeutuvat luottamuksellisen viestinnän piiriin, eli niitä koskee kirjesalaisuus. Tämä tarkoittaa sitä, että työnantaja ei lähtökohtaisesti saa hakea mitään tietoa työntekijöiden työsähköposteista. Ei edes siinä tapauksessa, että työntekijää ei löydy mistään ja hänen sähköpostissa on tietoa, jonka työnantaja juuri sillä hetkellä tarvitsee.

Työntekijän sähköpostin avaaminen vastoin lakia voi aiheuttaa työnantajalle sakkotuomion.

Huolehtimisvelvollisuus täytetään sähköpostiohjesäännöllä

Laki mahdollistaa työntekijän viestien hakemisen ja jopa avaamisen tietyissä tilanteissa, jos

• tavoittamattomissa oleva työntekijä tekee niin itsenäistä työtä, ettei työnantaja voi muuten varmistua vireillä olevista asioista, ja
• työnantaja on täyttänyt laillisen huolehtimisvelvollisuutensa.

Huolehtimisvelvollisuudella pyritään minimoimaan työnantajan tarve päästä työntekijöiden sähköpostiin. Ajatus on, että antamalla esim. automaattisella poissaoloilmoituksella tieto työntekijän poissaolosta viestin lähettäjälle, lähettäjä pystyy itse ottamaan yhteyttä toiseen henkilöön, mikäli tämän asia ei kestä viivytystä.

Huolehtimisvelvollisuus täytetään tarjoamalla työntekijän käyttöön poissaolojen varalta jokin näistä mahdollisuuksista:

• automaattinen poissaoloilmoitus;
• työsähköpostien kääntäminen toiselle työntekijälle/työntekijän toiseen omaan sähköpostiosoitteeseen, tai
• viestien vastaanottaminen toisen henkilön toimesta työntekijän poissaolon ajan.

Kaikkien näiden tapojen ei tarvitse sopia työnantajalle. Velvollisuuden täyttämiseksi riittää, että edes yhtä näistä on tarjottu työntekijöiden käyttöön.

Yksinkertaisin ja yleisin tapa lienee automaattisen poissaoloviestin käyttäminen. Lain näkökulmasta ei kuitenkaan riitä, että mahdollisuus on olemassa – ilmoituksen käyttöönotto tulee käydä työntekijän kanssa läpi. Käytännössä täytät velvollisuuden näin:

1. Tarjoa työntekijälle mahdollisuus automaattisen poissaoloilmoituksen käyttämiseen, ja opasta työntekijä ilmoituksen käyttöönottoon.
2. Sisällytä poissaoloilmoituksen käyttäminen työntekijöiden perehdyttämiseen, ja huolehdi, että asia dokumentoidaan. Näin voit tarvittaessa todistaa, että olet täyttänyt huolehtimisvelvollisuuden.

Sähköpostiohjesäännön laatiminen

Säännöt työpaikan sähköpostikäytännöistä kannattaa sisällyttää erilliseen sähköpostiohjesääntöön. Tällöin ohjesääntöä voidaan tarvittaessa päivittää helposti, eli muuttamatta kaikkien työntekijöiden työsopimuksia.

Sähköpostiohjesäännön laatiminen on tärkeää mahdollisen todistamistarpeen vuoksi. Sähköpostiohjesääntöön kirjataan työnantajalle sopivat tavat huolehtimisvelvollisuuden täyttämiseen, joista yksittäisen työntekijän kanssa puolestaan valitaan tälle sopiva vaihtoehto.

Ennen lopullista päätöksentekoa sähköpostiohjesääntö käsitellään henkilöstön kanssa. Jos kaipaat apua sähköpostiohjesäännön laatimisessa, suosittelen lämpimästi tutustumaan verkkokurssiini ”Työnantajabyrokratiaa”. Kurssilla laaditaan kahdeksan työnantajan HR-asiakirjaa, muun muassa sähköpostiohjesääntö. Kurssi ohjaa askel askeleelta asiakirjojen laatimisessa henkilöstökäsittelyineen. Avuksi saat myös laatimani malliasiakirjat. Löydät kurssin täältä.

Loppuun vinkki

Jos työntekijä ei tarvitse henkilökohtaista työsähköpostiosoitetta, suosittelen asioiden yksinkertaistamiseksi käyttämään esim. toimisto@työnantaja.fi -osoitetta. Tällöin viestit eivät kuulu kenellekään henkilökohtaisesti, eikä viestien hakeminen ja avaaminen edellytä tiukkojen sääntöjen noudattamista.

Täältä löydät kirjoitukseni Työnantajan lakisääteiset asiakirjat.