Työnantajan lakisääteiset asiakirjat riippuvat sekä yrityksen koosta että toimialasta. Kerron tässä kirjoituksessa asiakirjoista alle 20 työntekijän toimistossa.

Miksi työnantajan lakisääteiset asiakirjat kannattaa tehdä?

Työnantajan lakisääteiset asiakirjat kannattaa tehdä huolellisesti. Se on iso prosessi kerran, mutta lupaan, että se helpottuu ajan myötä sisäistettyäsi kaiken vaadittavan. Asiakirjojen laatimisesta seuraa monenlaista hyötyä:

• Vähennät riskiä joutua oikeusriitoihin. En voi painottaa tämän tärkeyttä tarpeeksi. Niin monet, niin monet riidat olisi vältetty, mikäli lakisääteiset asiakirjat olisi tehty kunnolla ja niitä olisi noudatettu. Jokunen rikosprosessikin.
• Työntekijät voivat paremmin. Asiakirjojen laatiminenhan ei ole itsetarkoitus, vaan niiden sisältö ja työnantajakäytäntöjen muokkaaminen tukemaan asiakirjojen tavoitteita. Asiakirjoja laadittaessa mm. työergonomiaan ja henkiseen kuormitukseen liittyvät vaarat tulevat tunnistetuiksi, jolloin näihin liittyviä riskejä voidaan ennaltaehkäistä. Siten uskon, että prosessin läpivieminen auttaa lisäämään työntekijöiden hyvinvointia.
• Työntekijöiden luottamus lisääntyy. Jos työpaikan käytännöt ovat lainmukaisia, työntekijät luottavat ja sitoutuvat työnantajaansa paremmin.
• Työsuojelutarkastus ei ole kauhistus. Jos työpaikallesi tehtäisiin työsuojelutarkastus, niin millä todennäköisyydellä uskot sen tulevan hyvään aikaan? Sellaiseen aikaan, jolloin sinulla ei sattuisi olemaan mitään muuta tekemistä viikoksi tai pariksi? Niinpä. Kun olet laatinut asiakirjat hyvissä ajoin kuntoon, ei mahdollista tarkastusta tarvitse enää jännittää.

Asiakirjojen tekeminen ei ole vaikeaa. Vaikeinta on tietää, mitä pitää ja mitä kannattaa tehdä, sekä löytää ajantasainen ja oikea tieto. Jos tarvitset apua asiakirjojen laatimisessa, käy tutustumassa kurssiini Työnantajabyrokratiaa. Kurssilla neuvon asiakirjojen laatimisen askel askeleelta, sekä annan käyttöösi laatimani malliasiakirjat.

 

Mitä työnantajan lakisääteiset asiakirjat ovat?

Lainsäädäntöön on ripoteltu sinne tänne pykäliä, joiden sisään on leivottu työnantajan velvollisuus selvityksen tai ohjelman laatimiseen. Nämä ovat työnantajan lakisääteisiä asiakirjoja. Esimerkiksi työturvallisuuslain 9 § velvoittaa jokaista työnantajaa laatimaan työsuojelun toimintaohjelman:

 

 

 

 

Lakisääteisiä asiakirjoja ovat työsuojelun toimintaohjelman lisäksi

• työterveyssopimus
• vaarojen tunnistaminen ja riskien arviointi, ks. blogikirjoitus aiheesta täältä
• esillä pidettävä lainsäädäntö
• velvollisuus työsuojeluvaltuutetun valintaan silloin, kun toimistossa työskentelee vähintään 10 työntekijää, sekä
• työntekijän kanssa laaditut sopimukset, työaika- ja vuosilomakirjanpito.

Käytännössä lakisääteiset asiakirjat

Lakisääteisten asiakirjojen lisäksi lainsäädännöstä löytyy pykäliä, jotka asettavat työnantajalle velvollisuuksia ”suunnitelmallisten toimenpiteiden” tekemiseen tai vaikkapa tiedonantoon työntekijöille. Esimerkiksi tasa-arvolain 6 §:

Kutsun tällaisten velvollisuuksien täyttämistä käytännössä lakisääteisiksi asiakirjoiksi, vaikka suunnitelman tai ohjelman tekoa ei pykälässä suoraan edellytetäkään. Nämä ovat kuitenkin käytännössä pakollisia siksi, että työnantajalla on aina velvollisuus näyttää tekemänsä toimenpiteet toteen. Toteennäyttäminen voi olla hankalaa tai mahdotonta, ellei velvollisuutta ole täytetty kirjallisesti.

Käytännössä lakisääteisiä asiakirjoja ovat:

• sähköpostiohjesääntö (lue täältä kirjoitukseni Sähköpostiohjesäännön laatiminen)
• tietosuojaseloste
• työntekijän perehdyttämissuunnitelma sekä
• yhdenvertaisuus- ja tasa-arvosuunnitelma.

Työnantajan lakisääteisiä asiakirjoja ei kannata ulkoistaa

Vuosien varrella olen tullut siihen tulokseen, että lakisääteisten asiakirjojen laatimista ei kannata ulkoistaa lakimiehelle. Jos aikasi on todella rajallinen, niin akuutissa tilanteessa voit toki säästää päiviä tai viikkoja hankkimalla asiakirjat lakitoimistolta, ja se on ihan ok. Mutta pitkässä juoksussa sinun kannattaa opiskella nämä asiat itse.

Olet vastuussa asiakirjojen sisällöstä, niiden sisältämien velvoitteiden viemisestä käytännön elämään samoin kuin asiakirjojen päivittämisestä. Pystyt täyttämään työnantajan velvollisuudet parhaiten silloin, kun olet oikeasti sisäistänyt asiakirjoihin kirjatut seikat. Tästä syystä suosittelen lämpimästi tekemään pohjatyön kunnolla, vaikka se ottaisikin aikaa. Työ palkitsee sinua myöhemmin.

Asiakirjojen laatiminen aivan nollasta on kuitenkin prosessi, joka voi yllättää työläydellään. Netissä on kaikki tarvitsemasi tieto, mutta sen soveltaminen valmiiksi, toimiviksi työnantajan asiakirjoiksi voi viedä viikkoja. Jos haluat helpottaa taakkaasi ja silti oppia velvollisuudet itse, tule kurssilleni Työnantajabyrokratiaa. Siellä opit teorian asiakirjojen taustalla, ja saat konkreettiset neuvot asiakirjojen laatimiseen. Etkä tarvitse työhön viikkoja, materiaalin pystyt käymään läpi päivässä.

Pääset osallistumaan kurssille täältä.

Jos haluat henkilökohtaisempaa apua asiakirjojen laatimiseen, lue palvelustani lisää täältä. Laadin asiakirjat sinulle mielelläni, kiinteään hintaan.